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Damit wir unsere Dienstleistungen, Mitgliedschaften und Kundenanfragen zu Ihrer Zufriedenheit abwickeln können, verwendet die AHK Japan ein CRM. Erhaltene Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen werden an den von uns beauftragten CRM ‐ Dienstleister Superoffice A/S, nach Art. 28 DSGVO ‐ Auftragsverarbeiter übermittelt. Die Dienstleistung durch Superoffice beinhaltet die Bereitstellung des Superoffice CRM in einer SAAS-Cloud Umgebung.

Detaillierte Informationen zum Dienstleister können auf Anfrage bereitgestellt werden.

Die AHK Japan bietet ihren JAPANMARKT Kunden und Mitgliedern die Möglichkeit, exklusive Funktionen und Services in einem geschützten Bereich zu nutzen. Dabei werden bei der Anmeldung die Daten aus einer mit Iframe eingepflegten Eingabemaske auf unserer Webseite in unser CRM übermittelt.

Weiterhin werden zentrale Funktionen direkt über das CRM System verwaltet und als Webseite bereitgestellt. Dazu gehören:

• Passwort vergessen
• Zugang erstellen

Die Abwicklung erfolgt über die Domains:

• japan.ahk.de
• online2.superoffice.com

Systemnachrichten, Serviceinformationen sowie Supportanfragen werden abgewickelt über:

1. System: serviceaccount(at)dihkj.or.jp
2. Serviceinformationen und Support JAPANMARKT Magazin: japanmarkt(at)dihkj.or.jp
3. Kundenzentrum Support: communication(at)dihkj.or.jp

2.2.1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten.

a) Zum Zeitpunkt der Erstellung des Erstzugangs werden folgende Informationen zum Abgleich von uns erfasst:

• E-Mail-Adresse

b) Zum Zeitpunkt der Anmeldung auf der Login-Seite werden folgende Informationen zum Abgleich von uns erfasst:

• E-Mail-Adresse
• Passwort

c) Nach Erhalt des Links zur Festlegung des Passworts und den damit verbundenen Zugang zur Profil-Eingabemaske haben unsere Kunden zusätzlich die Möglichkeit, während und nach der Anmeldung folgende Daten zu überprüfen und zu ändern:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort

d) Zusätzliche werden folgende Informationen bei der Anmeldung erfasst:

• Datum und Uhrzeit des ersten Login (Einmalig)
• Datum und Uhrzeit des letzten Login
• Datum und Uhrzeit der Registrierung (Einmalig)

Diese Informationen werden ausschließlich für technische Zwecke (Anmeldung) verarbeitet.

Während der Anmeldung über https://japan.ahk.de/login werden Session Cookies erzeugt, welche zur Anmeldung relevant und technisch notwendig sind.

Ersteller: Superoffice - online.superoffice.com

Name: customerLang
Typ: Session
Zweck: Spracheinstellung Kundenzentrum

Name: OnlineLogin
Typ: Session
Zweck: Anmeldung

Name: SoAuth.Xsrf
Typ: Session
Zweck: Anmeldung

Die Daten werden über die Gültigkeitsdauer des Vertrags von uns gespeichert. Sollte es zu einer Beendigung des Vertrags und der damit in Anspruch genommenen Dienstleistung bzw. Service kommen, werden die Daten über einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren nach Vertragsbeendigung aufbewahrt und danach gelöscht. In Ausnahmefällen können z.B. auf Anweisung zuständiger Behörden oder gesetzlichen Regelungen längere Speicherungszeiten erfolgen.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich sind, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Im Sinne des Datenschutzes und zur Sicherstellung unserer Disaster Prevention und Recovery Strategy, werden die Daten in unserem CRM ausschließlich auf Servern in Europa gespeichert. Diese unterliegen den Voraussetzungen der DSGVO. Zusätzlich erfüllt unser Dienstleister den Sicherheitsstandard nach ISO 27001. Die Kommunikation erfolgt verschlüsselt.

Zur Übermittlung der Daten in unser CRM zwischen Europa und Japan dient der Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO als Grundlage, sowie die Anerkennung Europas, als sicheres Land gemäß der japanischen Datenschutzverordnung (Act on the Protection of Personal Information ‐ APPI)

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15  DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
• Da die Datenverarbeitung auf vertraglicher Basis beruht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die AHK Japan, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die AHK Japan.

Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Wenn Sie in die Verarbeitung durch die AHK Japan eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgte, wird durch diesen nicht berührt.